IPD y Lean Construction: sistema operativo para colaborar mejor (Parte 2)

Alinear a los equipos mediante un contrato crea motivación para colaborar, pero no garantiza la colaboración. Para que el IPD funcione en la práctica, el equipo necesita un sistema operativo Lean que ayude a eliminar silos, acelerar la comunicación y reducir el retrabajo.

Ese sistema de trabajo complementa la estructura contractual con una filosofía centrada en la eficiencia, la fiabilidad y la mejora continua. En términos simples, las herramientas y procesos Lean pueden organizarse en tres frentes:

• Definir y documentar el valor del cliente.
• Crear valor de forma eficiente.
• Establecer sistemas de retroalimentación para evaluar y mejorar continuamente.

1. Definir y documentar el valor del cliente

Para entregar un proyecto con el menor desperdicio posible, el equipo debe comprender y documentar con claridad las expectativas del cliente. En un entorno IPD, esto se apoya en procesos como los siguientes:

• Estudio de validación: los equipos IPD se incorporan desde el inicio del proyecto. Al entender por qué existe el proyecto antes de desarrollar diseños conceptuales, pueden explorar opciones de mayor valor. La propuesta, el presupuesto, el cronograma y el programa se integran en un informe colaborativo llamado estudio de validación.
• Diseño basado en conjuntos: en los procesos tradicionales, los equipos suelen tomar decisiones sobre una opción antes de desarrollarla en detalle. El diseño basado en conjuntos permite avanzar varias alternativas en paralelo para decidir con más información, obtenida a partir de un mayor desarrollo del diseño.
• Pensamiento A3: un A3 es un proceso estructurado para documentar un problema, sus opciones, la solución propuesta y el plan de acción en una sola hoja de formato A3, en colaboración con las partes interesadas. Puede aprender más sobre A3 aquí.
• Elegir por ventajas: elegir por ventajas, o CBA por sus siglas en inglés de Choosing by Advantages, es un proceso sistemático de toma de decisiones desarrollado por Jim Suhr que se centra en las ventajas de cada opción. CBA funciona bien para lograr consenso entre grupos con diferentes objetivos y valores, y hace que la toma de decisiones sea más transparente y colaborativa. Puede obtener más información sobre CBA aquí.

2. Crear valor de forma eficiente

Los procesos tradicionales de comunicación y rendición de cuentas contienen desperdicios inherentes. Los equipos integrados están impulsados a trabajar de una manera que nivela la carga de trabajo, mejora la coordinación y reduce actividades que no agregan valor.

Algunos procesos útiles para la creación de valor son:

• Last Planner®: los equipos IPD utilizan las cinco conversaciones conectadas del sistema Last Planner® para gestionar actividades desde los primeros estudios de viabilidad hasta la construcción y la puesta en servicio. Los proyectos comienzan con hitos de alto nivel; luego se crean planes de extracción por fase a medida que avanza el trabajo. La planificación anticipada, la planificación semanal del trabajo y el aprendizaje —medidos a través de PPC y variaciones— se implementan para administrar el trabajo semanal.
• Co-ubicación: para alinear mejor a los equipos y eliminar barreras de colaboración, muchos equipos IPD trabajan en un único espacio compartido para el propietario, diseñadores y constructores. En este entorno pueden convivir personas de tres, diez o más empresas.
• BIM: muchos proyectos complejos utilizan BIM durante el diseño y la construcción para coordinación, prefabricación, programación, estimación de costos y gestión de instalaciones. Los equipos comienzan con una conversación sobre qué usos de BIM se aplicarán en el proyecto. Esa discusión colaborativa se enfoca primero en los resultados deseados y luego en qué elementos y sistemas serán modelados.
• Gestión de la información: los equipos implementan un punto central de almacenamiento para cada tipo de información del proyecto, generalmente una plataforma documental basada en la nube con una estructura de nombres definida.

3. Mejorar continuamente

Los equipos de alto rendimiento mantienen un compromiso activo con la mejora continua. Son conscientes de sus procesos y fallas, lo que les permite reflexionar, ajustar y mejorar. Puede obtener más información sobre mejora continua aquí.

Algunos procesos de mejora continua son:

• PDCA: los equipos crean un ciclo de retroalimentación al implementar cuatro pasos en serie: Planificar, Hacer, Verificar y Ajustar (Plan, Do, Check, and Adjust, PDCA por sus siglas en inglés). Se implementa un proceso con un resultado esperado, se miden los resultados reales contra ese resultado, se analizan las causas de la variación y se integra una solución. Puede obtener más información sobre PDCA aquí.
• Los cinco por qué: este proceso ayuda a comprender la causa raíz de una desviación respecto al resultado esperado. Consiste en preguntar “por qué” varias veces, profundizando en la causa de cada respuesta anterior. Su objetivo es llegar a la fuente del problema para tratar la causa, no solo sus síntomas.
• Pensamiento Plus / Delta: es una forma simple de impulsar cambios positivos. Al final de cada reunión o evento, el equipo dedica cinco minutos o menos a capturar Plus / Deltas.
  • Plus: algo que salió bien y debe repetirse.
  • Delta: algo que no salió bien y debe cambiarse o modificarse la próxima vez.

Cuando los equipos asignan cada delta a una persona responsable, con un plan de acción y un compromiso de cierre, los procesos pueden mejorar durante toda la vida del proyecto y conducir a mejores resultados.