Aunque IPD es un método de entrega de proyectos colaborativo, el propietario sigue teniendo una responsabilidad crítica: establecer y alinear las expectativas de todas las partes.
Esa alineación no ocurre por sí sola. El propietario debe asegurarse de que el equipo comprenda el proceso, las alternativas disponibles y las responsabilidades de cada participante. Los equipos pueden trabajar para alcanzar los objetivos del propietario, pero difícilmente podrán hacerlo si esos objetivos no están claros.
Acciones de alineación antes del IPD
1. Seleccionar el modelo contractual adecuado
El primer paso es seleccionar un modelo de acuerdo IPD apropiado e identificar los problemas reales que deben considerarse desde el inicio.
En muchos casos, esto implica desarrollar un acuerdo adaptado al propietario y al proyecto, que luego pueda utilizarse como base para la selección del equipo.
2. Determinar los objetivos del proyecto
Una tarea esencial es definir la necesidad u objetivo empresarial que justifica el proyecto. En términos simples: el propietario debe tener claro qué está tratando de lograr.
Esto es importante porque las distintas partes internas de la organización pueden tener prioridades diferentes. Si esas prioridades no se alinean, pueden entorpecer el logro de las metas del proyecto.
Nadie construye por construir. Un hospital público, por ejemplo, se desarrolla para mejorar los resultados de salud en una zona. En una instalación de procesamiento, el objetivo puede ser mejorar el flujo de productos para reducir el costo de los bienes vendidos.
Esos propósitos influyen en cómo se diseña y ejecuta cada proyecto. Por eso, el propietario debe determinar el objetivo general del negocio y asegurarse de que sea compartido y comprendido dentro de toda la organización.
3. Exponer los impedimentos institucionales
En equipos con poca experiencia en IPD, es esencial exponer, discutir y resolver los impedimentos institucionales que puedan afectar el proceso.
No es necesario reconstruir una organización para ejecutar un proyecto bajo IPD. Muchos proyectos exitosos se han iniciado incluso con dudas internas. Sin embargo, los impedimentos reales no deben ignorarse: deben identificarse, discutirse y, en la medida de lo posible, resolverse.
4. Desarrollar un sistema de toma de decisiones
El propietario necesita un sistema transparente y efectivo para la toma de decisiones. Este sistema debe ajustarse a las necesidades del proyecto y dejar claro cómo se aprueban las decisiones.
Mapear qué grupos tienen autoridad de aprobación ayuda a mejorar la alineación interna, aumentar la eficiencia del propietario y facilitar que el equipo comprenda los procesos de decisión.
En algunos proyectos, también puede ser útil identificar a la persona responsable de tomar decisiones vinculantes.
5. Considerar el apoyo de un consultor externo
Otra tarea, ya sea al inicio del proceso o en una etapa intermedia, es contratar a un consultor externo.
La mayoría de los propietarios necesitarán apoyo para evaluar sus opciones y trabajar con sus propios procesos internos. Un consultor externo puede aportar habilidades, experiencia y credibilidad al proceso de alineación.
Resumen
Antes de iniciar un IPD, el propietario debe enfocarse en tres prioridades:
- Crear una comprensión compartida dentro de toda la organización.
- Discutir y obtener compromiso con los principios y procesos de IPD.
- Desarrollar una comprensión profunda de por qué se está llevando a cabo el proyecto.