Alinear equipos con un contrato proporciona motivación para colaborar pero no lo garantiza. Se necesita un sistema operativo Lean para eliminar los silos tradicionales, acelerar la comunicación y reducir el retrabajo.
Para mejorar el valor de la estructura de un contrato, los equipos requieren una nueva filosofía de trabajo centrada en la eficiencia y la fiabilidad. Un sistema operativo Lean ofrece valor al cliente, a través de la mejora continua.
Básicamente, los procesos y herramientas Lean los podemos dividir en 3 partes:
- Definir y documentar el valor del cliente.
- Creación de valor eficiente.
- Sistemas de retroalimentación para permitir la evaluación y la mejora contínua.
1. Definir y documentar el valor del Cliente:
Para entregar con éxito un proyecto con un desperdicio mínimo, el equipo del proyecto debe definir claramente las expectativas del cliente. Podemos lograr esto con los siguientes procesos:
- Estudio de validación: Los equipos de IPD se incluyen al comienzo de un proyecto. Entonces, al comprender por qué existe el proyecto antes de desarrollar diseños conceptuales, los equipos pueden explorar otras opciones de valor. La propuesta, el presupuesto, el cronograma y el programa se agrupan en un informe colaborativo llamado Estudio de Validación.
- Diseño basado en conjuntos: Tradicionalmente, los equipos buscan tomar decisiones sobre las opciones antes de detallarlas. El diseño basado en conjuntos es un concepto de avanzar en múltiples diseños para tomar la mejor decisión basada en información adicional obtenida de un mayor desarrollo del diseño. Al continuar avanzando múltiples conjuntos, el equipo puede tomar una mejor decisión con mucha más información.
- Pensamiento A3: Un A3 es un proceso estructurado de documentación de un problema, opciones, solución propuesta y plan de acción en una sola hoja de papel (A3 se refiere a un papel estándar de 11 “x 17”) en colaboración con todas las partes interesadas. Puedes aprender más sobre A3 aquí .
- Elegir por ventajas: Elegir por ventajas (CBA, Choosing by Advantage por sus siglas en inglés) es un proceso sistemático de toma de decisiones desarrollado por Jim Suhr que se centra en las ventajas de las opciones. CBA funciona bien para lograr el consenso con un gran grupo de personas con diferentes objetivos y valores. El sistema también hace que el proceso de toma de decisiones sea más transparente y más colaborativo. Puede obtener más información sobre CBA aquí .
2. Creación de valor
Los procesos tradicionales de comunicación y rendición de cuentas contienen desperdicios inherentes, lo que deja mucho margen de mejora. Los equipos integrados son impulsados a trabajar de una manera que nivela la carga de trabajo y reduce el desperdicio. A continuación algunos procesos para creación de valor:
- Last Planner ®: Los equipos de IPD utilizan las 5 conversaciones conectadas del sistema Last Planner ® para gestionar las actividades desde los primeros estudios de viabilidad hasta la construcción y la puesta en servicio. Los proyectos se inician con hitos de alto nivel, luego se crean planes de extracción de fase a medida que avanza el trabajo. La planificación anticipada, la planificación semanal del trabajo y el aprendizaje (medidos a través de PPC y variaciones) se implementan para administrar el trabajo semanaL.
- Co-ubicación: Para alinear mejor los equipos y eliminar las barreras a la colaboración, los grandes equipos de IPD usan un solo espacio de oficina, espacio de co-ubicación, para el propietario, diseñadores y constructores. Puede haber personas de 3 a 10 o más empresas que trabajen juntas en este entorno de oficina compartida.
- BIM: Muchos proyectos complejos utilizan BIM durante el diseño y la construcción para la coordinación, prefabricación, programación, estimación de costos y gestión de instalaciones. Los equipos comienzan con una discusión sobre qué elementos de BIM se utilizarán en el proyecto. Esta discusión colaborativa se enfoca primero en los resultados deseados, luego qué elementos y sistemas serán modelados.
- Gestión de la información:Los equipos implementan un punto central de almacenamiento para cada tipo de información del proyecto, generalmente una plataforma de documentación basada en la nube con una estructura de nombres.
3. MEJORA CONTINUA:
Los equipos de alto rendimiento mantienen un compromiso con la mejora continua. Los equipos son conscientes de sus procesos y fallas, lo que les permite reflexionar y mejorar . Aquí puede obtener más información sobre la mejora continua .
A continuación algunos procesos de mejora continua:
- PDCA: Los equipos crean un ciclo de retroalimentación al implementar 4 pasos en serie: Planificar, Hacer, Verificar y Ajustar (Plan, Do, Check, and Adjust , PDCA por sus siglas en inglés). Se implementa un proceso con un resultado esperado. Los resultados reales se miden contra los resultados esperados. Se realiza una inmersión para descubrir los impulsores de la variación y se integra una solución. Puede obtener más información sobre PDCA aquí .
- Los 5 por qué: Este proceso sirve para comprender la causa raíz de una desviación del resultado esperado. Este proceso implica preguntar por qué 5 veces, cada vez profundizando en por qué ocurrió la actividad anterior. Su objetivo es llegar a la fuente de un problema, tratar la causa y no solo sus síntomas.
- Pensamiento Plus / Delta: Es una forma de impulsar un cambio positivo. Un equipo tarda 5 minutos o menos para capturar Plus / Deltas al final de cada reunión y evento:
- Plus: algo salió bien y debe repetirse.
- Delta: Algo que no salió bien y que debería cambiarse o modificarse la próxima vez. Los equipos asignan cada delta a un individuo específico con un plan de acción y compromiso para completarlo. Si se aplica esto, los procesos mejorarán durante la vida de un proyecto y conducirán a resultados sobresalientes.
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